ESの400字、どうまとめる？学生バイトでの業務改善経験｜「ガクチカ」の相談

2025年3月に大学（学士）を卒業予定,21歳女性

相談日: 2024年4月30日

1人のサポーターが回答

相談・質問の内容｜ESの400字、どうまとめる？学生バイトでの業務改善経験

【緊急です】SNSでシェアしました！ガクチカを上手くまとめられず、ESで落ちてしまいます。構成としてはこのような形を前提として絞っていたのですが、うまい言葉でまとめられません。また、論理的に知的な感じで説明するのが苦手で、文章で上手く表現ができないです。400字でまとめたいのですが、どうすれば良いでしょうか。締切まで日時が少なくだいぶ焦っています。また、この学生時代に力を入れたことは、面接の際どのような深堀が来るでしょうか。志望業界: メーカー志望職種: 営業結果）アパレルブランドのアルバイトでエクセルによる在庫検索システムを提案し、業務効率を上げる取り組みをした。（背景）私が働いていた店舗では、お客様に新品を求められた際に、店舗裏の倉庫に行って約300種類の在庫の中からお客様の求める商品を探し出さなければ行けなかった。（課題）ベテランスタッフであれば、大体の位置は把握しているため、直ぐに商品を探し出すことができる。しかし、学生スタッフに関しては、出勤数が比較的少ないため、入れ替わりの多い在庫を覚えることは難しく、在庫検索に時間がかかっていた。そのために、お客様に「遅い」と指摘されることがあったり、私を含め、直ぐに商品を提供できないことにストレスを抱えるスタッフも多くいた。（要因）？（気持ち）そのため、素早く在庫を探し出せるシステムを作ることで仲間の負担を減らし、お客様に対しても素早い対応をできるような制度を作るべきだと感じた。（施策）社員さんに学生スタッフの抱えている在庫探しに関する不満を伝え、新しい制度を導入すべきではないかと２つの施策を提案してみた。（1つは時間外に暗記を強いるのは負担が大きいと指摘を頂き、導入をやめた。２つ目は、業務時間内に作成の時間があるなら、作ってもいいよと許可を得た。） ①ラインで在庫の位置を定期的に配信し、スタッフに覚えてもらう事で、素早く在庫を探し出せるようにすべきと提案した②エクセルで在庫を検索できるシステムを導入した。（長期的な目で見た時に、今後働く新人スタッフの負担軽減にるため、作成は大変だけれども頑張ろうと思った。）（困難）導入に際しては、エクセルに1人で「約300種類の商品名、商品番号、在庫の位置」を入力していくことは、大変時間がかかると考じ、仲間の協力を仰ぎ、短期間での作成を目指した。（始めはめんどくさがる人達もいたが、システムの商材を話したら私も苦労していたからと協力してくれた。）（結果）在庫の検索システムを導入したことにより、約5分ほどかかっていた在庫を探す時間が約1分になった。お客様にスピーディーに商品が届けられただけでなく、店舗スタッフの負担軽減をすることにも繋がった。その後、新しいスタッフが入ってきたとしても在庫探しに困ることがなくなった。（学び）周りの協力を得ながら行動することで、より良い環境づくりが目指せると学んだ。

回答タイムライン（3）
ESの400字、どうまとめる？学生バイトでの業務改善経験

Miduki Takemoto
回答日: 2024年4月30日
ご相談内容について拝見しました。定められた字数以内で伝えたいことを上手くまとめるのは大変難しいことですよね。項目ごとに丁寧に記載して頂いている為、文章の構成の仕方についてをアドバイスさせていただきます。 ①まずは、結論の部分を冒頭で伝えると良いです。「私は学生時代、アパレルのアルバイトで業務効率を良くするための取り組みに力を入れました。」などとまとめます。 ②その後に順を追って問題点やその背景を伝えます。例えば、「私が働いていた店舗では、お客様に新品を求められた際に、店舗裏の倉庫に行って約300種類の在庫の中からお客様の求める商品を探し出さなければ行けなかった。ベテランスタッフであれば、大体の位置は把握しているため直ぐに商品を探し出すことができるが、学生スタッフに関しては、出勤数が少なく入れ替わりの多い在庫を覚えることが難しく、在庫検索に時間がかかっていた。そのため、お客様に「遅い」と指摘されることがあったり、直ぐに商品を提供できないことにストレスを抱えるスタッフも多くおり、私のその一人だった。」 ③対策した内容を伝える「そこで社員に２つの制度を導入することを提案した。1つは、LINEを用いて在庫の位置を定期配信し、スタッフが素早く在庫を探し出せるようすること、2つ目にエクセルを使用し在庫を検索するシステムを導入することだった。長期的に考え、今後働く新人スタッフの負担軽減にもなる為大変な作業ではあったが諦めずやり遂げようと思った。約300種類の商品名、商品番号、在庫の位置を自分一人で入力するのは大変時間がかかるため、経緯を伝えた上で仲間の協力を仰ぎ、短期間での作成を目指した。」 ④最後に結果や成果をまとめる２つの制度を実行したことで、約5分かかっていた捜索時間が約1分になった。またお客様にもスピーディーに商品が届けられるようになり、加えてスタッフの負担軽減にも繋がった。その後、新しいスタッフが入ってきても在庫探しに困ることはなくなった。この経験から、周りの協力を得ながら行動することで、より良い環境づくりが目指せることを学んだ。このような形でおおまかな文章の構成を作ります。その後、字数を超えてしまっている場合は・似たような話が続いているところは簡略化・なくても伝えたいことが伝わりそうな部分を削っていく・2つの文章を1つにまとめられそうな所はまとめるなどの方法を用いて定められた字数内にまとめていくと良いと思います！例として上記で記載した内容では細かな説明などを省いている所も多いですが、もちろん含めても字数制限に引っ掛からないという場合は詳細説明として加えても良いと思います◎ また、プラスαで工夫出来るPOINTとしては、店舗への貢献を具体的に表すことです！例えば、質問者さんの作った制度によってお店の売り上げUPに繋がったり、顧客満足度の向上に繋がったなどの成果がわかる内容があれば、店舗への貢献を形として伝える事が出来ます！また、どれくらいの期間でシステムの導入まで達成できたかという部分も1年かけてなのか、数か月で達成したのかで受ける印象は変わってくるのではないかと感じました！ 🌟「面接の際どのような深堀が来るでしょうか」についてメーカーの営業志望ということで、「成果」「貢献度」については具体的な部分が深堀される可能性が高いと思います！先ほども少し触れた、売り上げへの貢献や顧客満足度などについては営業職とマッチする部分があると思いますので採用担当も気になる点の1つですね。また、「提案力」も求められるスキルなので、社員さんに提案した時の状況やどのように提案をしたのか？という点については深堀されるPOINTに該当すると思います。
相談したユーザー
返信日: 2024年5月1日
丁寧なご回答ありがとうございます！アパレル店独特の在庫管理で初めてみた人にも伝わるか不安だったので、アドバイスをいただけて助かりました。1個目の施策であるラインで共有というのは、時間外に暗記を強いることは負担になることから失敗となったのですが、その過程などはどのように記載したらよろしいでしょうか。
Miduki Takemoto
回答日: 2024年5月2日
追加のご相談ありがとうございます！ LINEで場所を共有するという提案は負担のため行わないという結論になったということですね！申し訳ありません、私が勘違いしておりました。提案したが駄目だったという点については触れずに２つ目の施策のみに触れるという方法か、「いくつか提案した中で時間効率や負担を考えた際に適切だということから採用された制度」などと説明し在庫管理システムについての話に繋げていくのはいかがでしょうか？細かな部分はあえて含まなくても支障はないと思います！そういったことも含めて考えると、「そこで社員にいくつかの制度を導入することを提案し、その中で時間効率や負担を考え採用されたものが『在庫を検索できるシステムを作ること』だった。約300種類の商品名、商品番号、在庫の位置を自分一人で入力するのは大変時間がかかるため、経緯を伝えた上で仲間の協力を仰ぎ、短期間での作成を目指した。長期的に考え、今後働く新人スタッフの負担軽減にもなるため、大変な作業ではあったが協力しながら諦めずやり遂げた」このような文章構成であればシステム導入までの経緯についても触れながら、次の文脈に進めるのではないかと思います！